Selesaikan 62.795 Pertimbangan Teknis, Siapkan “Lemari Digital” Gratis untuk ASN

JAKARTA, SIMBUR – Humas BKN, Badan Kepegawaian Negara (BKN) menunjukkan komitmen tinggi dalam menjaga kontinuitas pelayanan publik meskipun berada dalam periode libur Natal. Dalam rentang waktu 25 – 28 Desember 2025, dashboard BKN mencatat sebanyak 62.795 Pertimbangan Teknis (Pertek) dan dokumen layanan manajemen Aparatur Sipil Negara (ASN) diselesaikan oleh BKN selama libur Natal. Angka ini juga termasuk pada penyelesaian penetapan NIP atau Nomor Induk Pegawai Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK). Selama periode tersebut, BKN telah menyetujui sebanyak 18.580 Pertek NIP CPNS dan PPPK.

Kepala BKN Prof Zudan Arif mengapresiasi dedikasi seluruh pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN) yang tetap bertugas untuk memastikan layanan administrasi kepegawaian berjalan tanpa hambatan. “Dengan semangat kolaborasi dan inovasi, kita siap menyambut tahun 2026 dengan kinerja yang lebih baik, responsif, dan berorientasi pada pelayanan,” tegas Prof. Zudan dalam Apel Pagi yang dilaksanakan secara daring pada Selasa (30/12).

Lebih lanjut dashboard Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN) selama periode libur natal juga mencatat sejumlah penyelesaian layanan manajemen ASN yang diusulkan instansi ke BKN, antara lain layanan Pencantuman Gelar Akademik sebanyak 308 dokumen, dimana BKN telah menyelesaikan validasi persetujuan layanan Pencantuman Gelar Akademik sebanyak 286 Pertek dan memvalidasi berkas tidak sesuai sebanyak 22 dokumen. Kemudian untuk layanan Pencantuman Gelar Profesi, BKN telah menyelesaikan validasi sebanyak 16 dokumen Pencantuman Gelar Profesi PNS dan sebanyak 6 dokumen untuk Pencantuman Gelar Profesi PPPK.

Untuk layanan Kenaikan Pangkat (KP), BKN juga selama periode libur natal telah menyelesaikan sebanyak 503 Pertek dan Dokumen. Sementara untuk layanan Pengawasan dan Pengendalian melalui Integrated Mutasi (I-Mut), BKN telah menyelesaikan sebanyak 5.839 Pertek dan dokumen. Kemudian untuk layanan pensiun, BKN juga telah menyelesaikan 29 Pertek Pensiun PNS serta Janda/Duda dan layanan Status sebanyak 3 Pertek.

Layanan digital BKN juga menunjukkan tren positif, di mana pada periode 24–26 Desember 2025 platform ASN Digital telah melayani lebih dari 1,2 juta pengguna dengan total kunjungan melebihi 11,9 juta. Layanan paling banyak diakses antara lain ASN Digital, SIASN Instansi, SIASN Pemberhentian, dan SIASN Kenaikan Pangkat. “Angka fantastis ini membuktikan bahwa transformasi digital BKN telah benar-benar diadopsi oleh ASN di seluruh Indonesia. Hal ini memungkinkan pelayanan berjalan lancar tanpa terhalang jarak dan waktu,” jelas Prof. Zudan.

Lebih lanjut Kepala BKN juga merespons kondisi bencana di beberapa wilayah Sumatera saat ini yang juga berdampak pada ASN dan layanan BKN. Dalam pelaksanaan Apel rutin tersebut, Prof. Zudan menginstruksikan agar layanan Kenaikan Pangkat dan administrasi kepegawaian bagi ASN terdampak dapat didiskresikan dengan pendekatan yang manusiawi dan fleksibel. “Kita harus selalu mencari solusi atas kejadian yang bersifat luar biasa, termasuk memastikan layanan ASN di daerah terdampak bencana tetap dapat diakomodir dengan kebijakan yang fleksibel,” tegasnya.

Di akhir, Prof. Zudan mengajak seluruh insan BKN untuk bersama-sama menyelesaikan target kerja tahun 2025 dan memasuki tahun 2026 dengan langkah yang lebih cepat, inovatif, serta meminimalkan hambatan birokrasi. Dengan konsistensi pelayanan bahkan di hari libur nasional, BKN terus konsisten menjadi institusi yang adaptif, responsif, dan berorientasi pada kebutuhan publik.

Lindungi Dokumen Seluruh ASN

Sementara itu, BKN secara resmi mengakhiri era pengelolaan arsip manajemen ASN secara konvensional. Melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025, BKN menetapkan bahwa seluruh arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) wajib dikelola dalam bentuk digital melalui Lemari Digita l- Document Management System (DMS) dan BKN tidak lagi menerima arsip dalam bentuk fisik.

Kepala BKN menegaskan bahwa kebijakan ini merupakan langkah strategis untuk mendukung transformasi digital birokrasi secara nasional. “Mulai hari ini, BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital. Arsip ASN berbentuk fisik harus dialihmediakan terlebih dahulu kemudian diunggah ke DMS. Ini adalah titik balik menuju tata kelola ASN yang terintegrasi, aman, dan akuntabel,” ujar Prof. Zudan belum lama ini.

Kebijakan tersebut mencakup seluruh siklus hidup arsip, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, hingga penyusutan. Arsip ASN dibedakan menjadi dua jenis: Arsip Utama (seperti Daftar Riwayat Hidup, SK CPNS/PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, dan diklat) dan Arsip Kondisional (seperti riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara). Semua harus tersedia dalam format digital.

“Arsip yang lahir digital dari sistem seperti SIASN akan otomatis tersimpan di DMS. Sementara untuk dokumen seperti ijazah, sertifikat, atau piagam penghargaan yang tidak dihasilkan SIASN, instansi dan ASN bertanggung jawab mengunggahnya sendiri melalui DMS atau aplikasi MyASN,” jelas Prof. Zudan.

Untuk menjamin keamanan Arsip ASN digital, DMS dilengkapi dengan pengamanan berlapis termasuk multi-factor authentication (MFA) dan pemantauan akses real-time. Mekanisme penyusutan arsip juga diatur secara digital: arsip berstatus “Punah” akan masuk masa inaktif 1 tahun sebelum statusnya berubah menjadi “Musnah” atau “Statis”, tanpa menghapus Arsip ASN digital secara permanen.

DMS dikembangkan oleh BKN sebagai Lemari Digital bagi para ASN untuk menyimpan seluruh arsip ASN secara Elektronik. Layanan DMS ini dapat dimanfaatkan dan diakses oleh seluruh instansi pemerintah untuk mempercepat dan mempermudah proses pelayananan Manajemen ASN, sehingga menjadi lebih efisien, efektif dan optimal. Dengan adanya DMS, arsip ASN menjadi terintegrasi secara nasional, mudah diakses di mana saja, serta terlindungi dari berbagai risiko kehilangan arau kerusakan fisik karena kelalaian atau bencana alam, kebakaran, banjir, maupun faktor lingkungan lainnya. DMS menjadi instrumen penting dalam menjaga keberlanjutan arsip ASN sebagai aset strategis negara sekaligus menjamin ketersediaan Arsip ASN yang andal, aman, dan berkelanjutan.

Kebijakan ini memperkuat perlindungan Arsip ASN sebagai aset negara dan pemanfaatan Arsip ASN secara maksimal untuk mendukung Layanan Manajemen ASN dan pengambilan keputusan. Terakhir, Prof. Zudan mengatakan bahwa koordinasi implementasi akan dipimpin oleh Direktorat Arsip Kepegawaian ASN BKN di tingkat nasional dan Kantor Regional BKN di daerah. BKN juga akan melakukan pembinaan, pengawasan, dan bahkan memberikan penghargaan kepada instansi dengan kategori “Maju” dalam pengelolaan Arsip ASN digital.

“Ini merupakan bentuk komitmen bersama untuk melindungi aset informasi negara dan memberikan layanan manajemen ASN yang lebih cepat, tepat, dan transparan,” pungkas Prof. Zudan. Tautan unduh: Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara Melalui Document Management System.(red/rel)